Document public

Politique de confidentialité

Version : 5.1

Dernière mise à jour : 12/11/2025

1. Introduction

Aprovall, Société par actions simplifiée (RCS Evry 503 829 368), dont le siège social est situé au 27 avenue Carnot, 91300 MASSY, s'engage à protéger vos données personnelles.

Cette politique décrit comment nous collectons, utilisons et protégeons vos données dans le cadre de :

Nos services SaaS d'évaluation et de gestion des tiers (« Services »)
Notre plateforme à destination des entreprises évaluées
Notre gestion de la relation commerciale (clients, prospects, partenaires)
Notre gestion des fournisseurs et prestataires
Notre site internet et communications marketing
Notre processus de recrutement

Délégué à la protection des données : privacy@aprovall.com

2. Notre rôle selon les traitements

2.1 Quand nous sommes Responsable de traitement

Nous décidons des finalités et moyens de traitement pour :

La gestion de nos clients, prospects et partenaires commerciaux
La gestion de nos fournisseurs et prestataires
La gestion des comptes utilisateurs (clients et entreprises évaluées)
Le fonctionnement technique de nos plateformes
Les évaluations standards de tiers dans notre base mutualisée
Notre communication et marketing
Notre recrutement

Vous exercez vos droits directement auprès d'Aprovall.

2.2 Quand nous sommes Sous-traitant

Nous agissons sur instruction de nos clients pour :

Les évaluations spécifiques demandées par un client
Les documents déposés sur la plateforme à destination des entreprises évaluées à la demande d'un client
La gestion des utilisateurs et actions à des fins d'audit pour nos clients

Vous pouvez exercer vos droits auprès du client ou via Aprovall qui transmettra.

3. Données collectées

Pour les utilisateurs de nos Services (clients)

Identité et contact : nom, prénom, fonction, e-mail
Connexion : identifiants, IP, logs, données techniques
Professionnel : fonction, entreprise
Documents : formulaires et leurs métadonnées
Contrat et facturation : informations contractuelles, paiements

Pour les utilisateurs de la plateforme à destination des entreprises évaluées

Identité et contact : nom, prénom, e-mail, téléphone
Connexion : identifiants, IP, logs, données techniques
Professionnel : fonction, entreprise, parcours
Documents : formulaires, attestations, certificats, justificatifs et leurs métadonnées

Pour nos partenaires commerciaux

Identité et contact : nom, prénom, e-mail, téléphone
Professionnel : fonction, entreprise, informations contractuelles, historique des interactions

Pour nos fournisseurs et prestataires

Identité et contact : nom, prénom, e-mail, téléphone
Professionnel : fonction, entreprise
Financier : factures, paiements, historique des interactions

Pour les visiteurs web et prospects

Identité et contact : nom, prénom, e-mail, téléphone
Professionnel : fonction, entreprise
Navigation : IP, cookies, pages visitées

Pour les candidats

Identité et contact : nom, prénom, e-mail, téléphone
Professionnel : fonction, entreprise, CV, lettres, entretiens, références
Navigation : IP, cookies, pages visitées

4. Finalités & durées de conservation

Quand nous sommes Responsable de traitement — Services (clients)

Finalité	Base légale	Durée
Gestion du profil utilisateurs 360	Contrat	Durée du profil
Gestion contractuelle et commerciale	Contrat	Durée du contrat + 10 ans
Gestion des réclamations	Contrat	3 ans après clôture
Logs techniques	Contrat	12 mois
Évaluations standards (base mutualisée)	Contrat	Par défaut, 6 ans
Amélioration de la plateforme	Intérêt légitime*	12 mois (pseudonymisé)
Marketing	Intérêt légitime*	Opposition ou 3 ans
Support 360	Contrat	3 ans

Plateforme à destination des entreprises évaluées

Finalité	Base légale	Durée
Gestion du profil utilisateurs	Contrat	Durée du profil
Fonctionnement de la plateforme	Contrat	Durée du profil
Logs techniques	Contrat	12 mois
Amélioration de la plateforme	Intérêt légitime*	12 mois (pseudonymisé)
Communication au sujet de la plateforme	Contrat	Durée du profil
Marketing	Consentement	Opposition ou 3 ans
Support de la plateforme	Contrat	3 ans

Partenaires commerciaux

Finalité	Base légale	Durée
Suivi de la relation partenaire	Contrat	Durée du partenariat + 3 ans
Actions de prospection	Intérêt légitime*	3 ans après dernier contact

Fournisseurs & prestataires

Finalité	Base légale	Durée
Gestion des fournisseurs	Contrat	Durée du contrat + 10 ans
Tenue de la comptabilité	Obligation légale	10 ans

Prospects & visiteurs

Finalité	Base légale	Durée
Gestion prospects et leads	Intérêt légitime*	3 ans
Marketing	Intérêt légitime*	Opposition ou 3 ans
Cookies analytiques	Consentement	13 mois

Candidats

Finalité	Base légale	Durée
Recrutement	Intérêt légitime*	6 mois
Contact futurs postes	Consentement	Jusqu'au retrait
Enregistrements entretiens	Consentement	6 mois

Traitements transversaux

Finalité	Base légale	Durée
Exercice ou défense des droits en justice	Intérêt légitime*	Durée de la procédure + délais de prescription

*Intérêts légitimes

Amélioration : optimiser nos services
Marketing/prospection : développer notre activité B2B
Partenaires : développer et maintenir nos partenariats commerciaux
Recrutement : attirer les talents
Défense des droits : protéger nos intérêts et ceux d'autrui

Quand nous sommes Sous-traitant

Finalité	Durée
Évaluations spécifiques client	6 ans max
Gestion utilisateurs client	Durée du compte
Logs d'audit métier	36 mois***
Historique invitations	3 ans
Documents Plateforme Entreprises évaluées (demande client)	Selon instruction client

***36 mois : durée nécessaire aux clients pour leurs audits et contrôles internes

5. Destinataires de vos données

Au sein d'Aprovall : Personnel habilité (support, développement, sécurité, commercial, RH, conformité)
Clients d'Aprovall : Les entreprises clientes accèdent aux données des contacts des entreprises qu'elles évaluent
Entreprises évaluées : Reçoivent les coordonnées de l'utilisateur qui les invite sur Portal
Partenaires commerciaux : Intégrations techniques avec d'autres logiciels
Sous-traitants :
- Hébergement (France/UE)
- Communication & CRM
- Monitoring & analyse
- Signature électronique (certifiée eIDAS)
- Intelligence artificielle (analyse documentaire)
- Recrutement (site carrière, ATS)

La liste détaillée est dans nos CGV ou sur demande à privacy@aprovall.com.

6. Transferts hors UE

Principe : Données hébergées et traitées dans l'UE
Exceptions : Certains prestataires (IA, messagerie, recrutement) peuvent transférer vers les États-Unis : Clauses Contractuelles Types + Certification EU-US Data Privacy Framework
Mesures de sécurité renforcées : chiffrement, accès limités

Plus d'infos : privacy@aprovall.com

7. Vos droits

Accès : obtenir copie de vos données
Rectification : corriger vos données inexactes
Effacement : demander la suppression (sauf obligations légales ou données mutualisées*)
Limitation : restreindre le traitement
Opposition : refuser un traitement (intérêt légitime) ou la prospection (sans justification)
Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré
Retrait du consentement : à tout moment

*Données mutualisées : vous pouvez demander suppression de vos données utilisateur, mais pas des évaluations partagées entre clients.

8. Exercer vos droits

Si Aprovall est Responsable de traitement

E-mail : privacy@aprovall.com
Candidats : privacy@aprovall.com
Courrier : Aprovall SAS, DPO, 27 avenue Carnot, 91300 MASSY
Délai de réponse : 1 mois (prolongeable de 2 mois si complexe ou volume important)

Si Aprovall est Sous-traitant

Vous pouvez contacter le client directement ou passer par nous (privacy@aprovall.com) qui transmettrons
En cas de doute : Contactez-nous, nous vous orienterons
Gratuit (sauf demandes manifestement infondées ou excessives)

9. Réclamation

France : CNIL - 3 Place de Fontenoy, 75334 Paris Cedex 07 - www.cnil.fr - 01 53 73 22 22
Autres pays UE : https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_fr

10. Sécurité

Certifications

ISO 27001 (sécurité de l'information) depuis 2018
ISO 27701 (protection de la vie privée) depuis 2021

Mesures principales

Chiffrement (transit et repos)
Authentification forte, accès limités, révisions semestrielles
Surveillance, logs, détection d'incidents
Sauvegardes, continuité d'activité
Tests de sécurité, audits réguliers
Formation du personnel
Contrats conformes RGPD avec sous-traitants
Violations de données : Notification CNIL sous 72h et information des personnes si risque pour la vie privée élevé

11. Décisions automatisées

Analyse documentaire par IA (Services)

Uniquement pour vérifier la conformité, l’appartenance et la validité des documents (attestations, certificats, etc.)
Pas de scoring, profilage ou décision automatisée affectant vos droits
Transparence : Motifs de rejet communiqués, nouveau dépôt requis
Supervision : Directeur Produit, détection de biais
Signalement : ai@aprovall.com

Recrutement

Aucune décision automatisée dans le processus de recrutement - toutes les décisions sont humaines.

12. Source des données

Directement de vous : Inscription, utilisation, candidature, documents
Votre entreprise : Création/gestion de compte par administrateur
Nos clients : Invitations à la plateforme à destination des entreprises évaluées
Sources publiques : Sites web, administration publique, LinkedIn (entreprises évaluées et candidats)
Tiers : Cooptation, références, cabinets de recrutement (candidats)
Généré par Aprovall : Notes d'entretiens, évaluations (candidats)

13. Cas particuliers

Invitation sur la plateforme à destination des entreprises évaluées

Quand un client vous invite :

Vous recevez les coordonnées de l'émetteur pour transparence
Le client doit vous avoir préalablement informé (obligation RGPD)
Le client reste responsable de cette information préalable

Entreprise évaluée

Quand un client suit votre entreprise, il accède à vos coordonnées.

Candidats sourcés/cooptés

Nous pouvons vous identifier sur sources publiques (LinkedIn, etc.) ou recevoir votre recommandation d'un employé.

Nous vous contactons pour information et consentement avant traitement approfondi.

Référents

Si un candidat vous cite : nous vous contacterons pour obtenir des informations.

Conservation : aussi longtemps que les données du candidat

14. Cookies

Nous utilisons des cookies sur nos sites vitrines. Détails dans nos Politiques cookies :

https://www.aprovall.com
https://www.portal.aprovall.com
https://careers.aprovall.com

15. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique pour raisons légales, réglementaires ou pratiques.

Notification : Au moins 30 jours avant (sauf urgence) par e-mail/plateforme
Refus : Cessez d'utiliser nos services avant l'entrée en vigueur
Consultez régulièrement cette page pour les mises à jour.